しっかり休暇を取るためにAsanaでやっておくべきこと

Asana Torchbearerの青木と申します。

在宅ワーク、リモートワークがどんどん広がり、いつでもどこでも働けるという職場環境が増えています。

この弊害として、常に仕事をしてしまってるという人はきっと多いのではないかと思います。

私自身、仕事のツールを開いているときは、常にZEIでタスクトラッキングをしているのですが、平均すると1日、14時間が仕事に割り当てられているという結果が出ています。

休もうと思っても通知が届いたり、消化できていないタスクをInboxに発見し、気持ちが悪いので、ついつい作業を再開してしまう、といった具合に、これは好き好んでやってしまっているので仕方無いなと諦めつつもあります。

なので長期のバケーションをとったり、リラックスする時間をしっかり設けることは、とても重要なタスクの1つと考えています。

丁度日本ではお盆休み前ですので、この記事では、Asanaを活用されるチームの皆さんが、気持ちよく休暇をとりながら、チームコラボレーションを円滑に進めるためにやっておくべきことを記載します。4つのステップです。

Asanaについて詳しくはこちら:Asana

1.「仕事をしない日」というプロジェクトをつくる

チームメイトで共有しているカレンダーで休暇の日程を入れてブロックするのが一般的に行われている方法だと思います。

しかしGoogleカレンダーの管理では、チームメイトのTo-doが常に紐づいているとは言えず、他のチームメイトがタスクの追加やアサインを入れる等のプランニングを行う段階で、カレンダーのスケジュールは考慮されない、といったことがしばしばおこります。

Asanaでタスクを管理されているなら、「仕事をしない日(out of office)」というプロジェクトを一本立てましょう。

Asanaにはプロジェクトを横断して重複タスクを作るという機能があります。これを応用します。

「仕事をしない日」プロジェクトに、タスクを追加します。リスト表示で「○○休み / (英語なら)○○ out of office」という形式が良いでしょう。「8月:」などの月でセクションを切るとより継続的に活用していけますし、タスクをコンプリートすることで過去の休暇履歴も残せます。

このプロジェクトを、上記の横断機能を使って、自分の参加しているプロジェクトと重複させることで、マネージャーがカレンダービューまたはタイムラインを見た時に、あなたの休暇を考慮してタスクアサインすることが出来ます。

手順

  1. トップナビからQuick Addボタンをクリックし、プロジェクトを作成します
  2. すべてのプロジェクトにかかわるチームメンバーを招待しましょう
  3. 各チームメイトの休む日をタスクとして作成します(休む人にアサインを入れることも忘れずに)
  4. start and due dateを入力し、いつからいつまでいないかを明らかにしましょう
  5. カレンダータブをクリックし、右上にあるフィルターアイコンをクリック、「Save view for Everyone」をクリックすると、リストビューでは無く、このカレンダービューがデフォルトになり、Googleカレンダーのように、簡単にみんなのスケジュールが参照できるようになります
  6. タスクのdescriptionには緊急連絡先などの情報を入れましょう
  7. このプロジェクトのマークの右端をホバーすると+ボタンが出現するので、自分の関わるタスクをセレクトし、追加しましょう。最大20個まで他のプロジェクトを追加できます。追加すると、このタスクは他のプロジェクトと共通した重複タスクになります。

これで、あなたが関わるプロジェクトに、あなたの「休暇」というタスクが反映されますので、プロジェクトマネージャーは、それを忘れてアサインしてしまう事態を避けられます。

受け取り側のプロジェクトでもセクションを設けておくと、管理上美しくなりますね(例では「チームメイトの休暇」というセクションを設けています。

出来上がりはこんな感じです。

2.必要に応じてバケーション時の対応を記載する

お盆休みのようにみんなが休むのであればそれほど大きな問題は発生しないと思いますが、あなただけが休み、ほかのチームメイトは稼働しているという状況であれば、タスクに関する責任の所在を明確にしていくのが良いでしょう。

先ほどの手順の6で、緊急連絡先を追加しましたが、ここに以下の情報も追記してあげると、あなたにタスクが飛んでくることを回避できそうですね。

3.アサインの再割り当て

毎週行う必要があるタスクや、クライアントの都合で、あなたの休暇期間中にしか連絡を受け付けてもらえないといったタスクもあると思います。他にも、決裁者の方は特にそうですが、まだ関連タスクが終了していないため、作業が必然的に行えないといった事態も発生します。

そのため、休暇前には、My taskのカレンダーを見て、due dateが休みと被ってしまっているものがあれば、タスクを承継者に再割り当てし、各タスクのコメント欄に割り当て変更した旨を書き、関係者に周知しましょう。

4.プロフィールを「away」に設定する

このステップが終わって、やっと休めそうです。

画面右上の写真アイコンをクリックし、My Profile Settingsを選択、Profileタブで、Vacation Indicatorから、あなたがいない日を入力して、プロフィールをアップデートして下さい。

ついでに、この設定画面のHacksタブで、「Reminder Tasks from Inbox」をonにしておくと、休暇後にたまった大量のinboxの通知を整理してリマインダーを簡単に作ることが出来るので、まだの人はここもonにしておいて下さいね。

休みをタスク化するという管理

大企業だと未だに「テレワーク促進」などでニュースになるくらいの世の中ですが、リモートワークをずっと実践してこられている企業やフリーランスの皆さんには、仕事とプライベートの線引き、結構苦労されてる方が多いと思います。通知なんか気にすんなというのは個人的にはちょっとしっくりこないので、休むということ自体がしっかりとタスク化される、という管理文化が根付けばいいなと思います。

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そしてAsanaをテーマとしたイベントも開催を予定してます(こっちは玄人向け)。
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この記事を書いた人

青木トモ

青木トモ

HackCamp Chief Project Officer / Asana Torchbearer

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